Einkauf: Cloud-Einkaufsprojekte zur Implementierung einer vollumfänglichen Benutzeroberfläche für den P2P Prozess

Unser Ansatz zur Einkaufstransformation erklärt, wie Cloud-Einkaufsprojekte mit der Einführung neuer Technologielösungen bei vorangehender P2P-Prozessoptimierung durchgeführt werden

Das Angebotsspektrum zum Ansatz der Einkaufstransormation

Innerhalb der Einkaufstransformation fokussiert sich Capgemini Consulting auf fünf verschiedene Themenbereiche. Dazu gehören digitale Strategie und Innovation, Cloud-Einkauf, Analytics & Performance-Management, Lieferanten- und Warengruppen-management sowie Operating Model Design. Projekte im Rahmen dieser Fokusthemen reichen vom Tail Spend Management bis hin zum kognitiven Einkauf.

Derzeit erhalten die Einkaufsexperten von Capgemini Consulting verstärkt Anfragen, Kunden bei der Implementierung von Cloud-Einkaufslösungen im Source-to-Pay-Bereich zu unterstützen. Aufbauend auf bisher durchgeführten Projekten haben wir Richtlinien entwickelt, wie man diese Projekte erfolgreich umsetzen kann, insbesondere wenn eine neue Technologielösung zum Einsatz kommt.

Bevor mit der Einführung einer neuen Technologielösung begonnen wird, sollte zunächst der jeweilige Prozess genauer analysiert werden. Hierbei ist es häufig zunächst erforderlich, diesen Prozess zu optimieren, neu zu gestalten und den optimierten Prozess zu implementieren. Erst im Anschluss sollte die Benutzeroberfläche, die die Automatisierung des Prozesses unterstützt, implementiert werden. Im Folgenden beschreiben wir unseren Ansatz anhand von Großprojekten, die sich in jüngerer Zeit auf den P2P-Bereich konzentriert haben.
Zu Beginn unseres Projektes wird häufig identifiziert, dass es keinen standardisierten indirekten Einkaufsprozess gibt, was zu langen Durchlaufzeiten, geringer automatisierter Bestellquote und hohem manuellen Aufwand führt. Um eine Cloud-Einkaufslösung erfolgreich zu implementieren, empfiehlt es sich, verschiedene Arbeitspakete zu definieren:

Prozess
Ein exakt definierter Prozess stellt die erfolgreiche Implementierung der Benutzeroberfläche sicher. Kern eines neu definierten P2P-Prozesses im Hinblick auf den Einsatz einer Cloud-Einkaufslösung sollte es sein, den Grad der Nutzer- und Einkaufsinvolvierung für verschiedene Prozessvarianten zu bestimmen. Die Maximierung der Anzahl der User-Self-Service-Transaktionen ohne operative Beteiligung der Einkaufsfunktion ist ein zentrales Ziel, um einen robusten und schnellen Prozess zu etablieren.

Content Management
In Verbindung mit einem robusten Prozess und definierten Involvierungsgraden werden alle Kategorien ausführlich analysiert, um den optimalen Beschaffungskanal zu ermitteln. Dies geschieht auf der Grundlage von Warengruppenspezifika und Bedarfstypologien. In der Regel führt eine solche Analyse zu drei Beschaffungskanälen: Kataloge, Formulare und – in geringem Umfang – Freitextanfragen. Um sicherzustellen, dass sich alle Stakeholder von Anfang an abgeholt fühlen und das Projekt unterstützen, ist unsere Methodik als sequentieller Ansatz aufgebaut. Auf der Grundlage von Erfahrungen, Benchmarks und Datenanalysen beginnen wir mit der Festlegung eines ersten Grob-Zielbilds der Zuordnung von Beschaffungskanälen. Dieses Zielbild wird im Folgenden in einzelnen Warengruppen-Sitzungen validiert und diskutiert. Das Ergebnis dieser Sitzungen ist eine Bedarfsanalyse auf Warengruppen- oder gegebenenfalls Produktgruppenebene. Darauf aufbauend können die Inhalte für neu identifizierte Katalog- und Formularwarengruppen erstellt werden.

Change (Veränderung und Wandel)
Die Erfahrung von Capgemini Consulting zeigt, dass engagierte Veränderungsinitiativen oft unterschätzt werden, aber für eine erfolgreiche Implementierung von Benutzeroberflächen unerlässlich sind. In diesem Zusammenhang sind drei Schlüsselaktivitäten zu berücksichtigen. Erste Aktivitäten zur Vorbereitung von Veränderungen wie Stakeholder-Analyse und -Engagement, Business Readiness Assessments (auf Standortebene) und die Entwicklung eines Change Dashboards müssen vorbereitet werden. Zweitens sollten eine Schulungsstrategie und ein Implementierungsplan umgesetzt werden. Abschließend ist es ratsam, eine Kommunikationsstrategie zu entwickeln, um die Kommunikationskanäle zu definieren und die Vorbereitung und Durchführung von Einführungsveranstaltungen zu planen.

Sobald die Benutzeroberfläche implementiert ist, empfehlen wir, den Erfolg der Implementierung ständig zu überwachen indem relevante KPIs definiert und überprüft werden. Weitere unterstützende Programme können helfen, die Benutzerakzeptanz nach dem Start der Benutzeroberfläche zu erhöhen. In diesem Zusammenhang bietet Capgemini Consulting eine Vielzahl bewährter Best Practices an wie z.B. Kataloginhalts-Scorecards zur Messung und Bewertung der Qualität der Kataloginhalte, um eine hohe Benutzerakzeptanz zu gewährleisten.


Kontaktperson: Florian Kreet
E-Mail: florian.kreet@capgemini.com


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