Optimierung der Buying Channels im operativen Einkauf

Ein systematischer Ansatz zur Optimierung der Buying Channel
Traditionell ist die Mehrheit der Beschaffungsfunktion in Unternehmen in zwei große Bereiche geteilt. Auf der einen Seite steht der strategische Einkauf und auf der anderen Seite der operative Einkauf. Während der strategische Einkauf oft als "großer Hebel" gesehen wird, bei der die Grundrichtung der Beschaffungsaktivitäten festgelegt wird, ist der operative Einkauf für die Bestellabwicklung und Materialverfügbarkeit verantwortlich.

In der Zusammenarbeit mit unseren Kunden aus verschiedenen Branchen stellen wir im Rahmen des strategischen und operativen Einkaufs häufiger fest, dass die heutigen Einkaufsfunktionen oftmals vor einem Dilemma stehen. Sie haben sich zum Ziel gesetzt, mehr Einsparungen und Mehrwert für das Unternehmen zu generieren und gleichzeitig effizienter und intelligenter mit einem hohen Automatisierungsgrad zu arbeiten. Einkaufsleiter und -manager müssen diese Lücke schließen, um den Wertbeitrag des Einkaufs zu maximieren und gleichzeitig die Kosten des Einkaufs zu optimieren.

Insbesondere die Herausforderungen, denen sich der operative Einkauf innerhalb des Purchase-to-Pay (P2P)-Prozesses stellen muss, sind vielfältig. Der hohe manuelle Aufwand bei der Bearbeitung von Bestellanforderungen (Purchase Requisition - PR) und die manuelle Freigabe von Bestellungen (Purchase Order - PO) stellen eine besondere Herausforderung dar. Auch die Kreditorenbuchhaltung hat einen erhöhten Aufwand für die Rechnungsprüfung und -freigabe durch Abweichungen und Limitierungen in der Automatisierung. Zusätzlich zu diesen manuellen Aufwänden gibt es noch weitere Barrieren wie die eingeschränkte Kontrolle und Transparenz über getätigter Ausgaben (Spend Under Control) oder die hohe Anzahl von Bestellungen mit einem zu geringen Wert.

Anhand des Buying Channels (BC) Managements können dabei die Barrieren im Einkauf sowie bei den Bedarfsträgern gemindert werden.  Diese Methodik verfolgt das Ziel durch eindeutige Prozessvarianten (Channels) das Bestellaufkommen unter Berücksichtigung warengruppenspezifische Gegebenheiten zu optimieren. Hierbei werden verschiedene Arten von Buying Channels eingesetzt, wie E-Kataloge, Einkaufskarten, Kontrakte, Serviceverträge etc.  Das Buying Channel Management berücksichtigt die Prämissen den Automatisierungsgrad durch die Nutzung von systemseitigen Verträgen zu steigern und gleichermaßen die Benutzerführung für den Bedarfsanforderer zu erhöhen. Im Folgenden werden verschiedene BCs für ausgewählte Warengruppen visualisiert.

Verschiedene Buying Channels

Aus den oben dargestellten Buying Channels (BCs) lassen sich sowohl Vor- als auch Nachteile ableiten. Ein wesentlicher Vorteil für die operative Beschaffung besteht darin, dass BCs als Bindeglied zwischen Lieferanten und Einkäufern für die täglichen Beschaffungsaktivitäten betrachtet werden. Sie erhöhen den Automatisierungsgrad in der Auftragsabwicklung. Darüber hinaus reduzieren BCs den tatsächlichen Prozessaufwand der involvierten Einkäufer und erhöhen gleichzeitig die Kontrolle und Effizienz in der operativen Beschaffung. Ein weiterer großer Vorteil von BCs ist, dass sie beschreiben, wie der Einkäufer Transaktionen zur Beschaffung einer bestimmten Warengruppe von Waren und/oder Dienstleistungen durchzuführen hat. Dabei hat die Präferenz für Kataloge, Verträge und warengruppenspezifischer Kanäle in den letzten Jahrzehnten deutlich zugenommen.

Um BCs optimal nutzen zu können, sind einige Voraussetzungen zu beachten. Diese Voraussetzungen sind entscheidend, um das volle Potenzial des BC-Managements auszuschöpfen. Im Folgenden sind die grundlegenden Aktivitäten vor der Implementierung eines BC-Managements aufgelistet:

  • Entwicklung einer Buying Channel-Strategie (z.B. welche Ausgaben, Business Unit, Region, usw. sind Teil der BC-Optimierung)
  • Klare BC-Richtlinien (z.B. aktualisierte Beschaffungsrichtlinien, klare Leitlinien, Schwellenwerte, usw.)
  • Warengruppenstrategien (z.B. aktualisiert mit BC-Zuordnung pro Lieferant, Bedarf, usw.)
  • Definierte Vorzugslieferanten (z.B. Lieferanten konsolidieren und Tail-End-Spend minimieren)
  • Definierte Bedarfsträgerrechte (z.B. wer zum Abruf aus einem Vertrag berechtigt ist)
  • Optimierte IT/Tool-Landschaft (z.B. Vermeidung unterschiedlicher Einstiegspunkte für eine Bestellanforderung)

Sind diese Voraussetzungen gegeben, ist der nächste Schritt die Herleitung der Soll-Situation. Mithilfe einer Transaktionsanalyse wird ein besseres Verständnis des bevorzugten BC pro Warengruppe erlangt. Obwohl der Spend wichtig ist, sollte der Schwerpunkt auf Transaktionsvolumen liegen. Ein typischer Ausgangspunkt könnte eine ABC- und Tail-End-Spend Analyse, eine Maverick Buying Untersuchung und der aktuelle Automatisierungsgrad sein.

Mit diesen Informationen wird die Zielvorgabe abgeleitet. Für jede Warengruppe wird festgelegt, welche Buying Channels genutzt werden sollen und in welchem Umfang (z.B. 60 % der Transaktionen über E-Katalog, 30 % über Verträge und 10 % über Freitextbestellungen). Diese Ziele müssen mit dem zuständigen Beschaffungsteam (strategisch und operativ) abgestimmt werden.

Eine ganzheitliche Optimierung der Buying Channels bietet die Möglichkeit P2P- und BC-Aktivitäten zu zentralisieren. Diese oft so genannten "Spot-Buy-Desks" oder "Front-Offices" sind eine Chance

  1. die Anforderer optimal durch den Prozess zu führen und als "One-Stop-Shop" zu agieren
  2. als Helpdesk für Anwender in Bezug auf Prozesse, Tools, Buying Channel zu dienen
  3. taktische Beschaffungsaktivitäten z.B. in einer Offshore- oder Nearshore-Umgebung zu zentralisieren
  4. zur besseren Bewertung und Verfolgung von Bedarfsträgeranfragen und Ermittlung des optimalen Bedarfs.

Es besteht jedoch die Gefahr, dass Bedarfsträger und Anforderer diese Büros missbrauchen, um die bestehenden Prozessabläufe zu überwinden. Daher ist eine stark integrierte und bedarfsträgerfreundliche Software-Lösung zur Bestellabwicklung sowie klare Desktop-Prozesse eine Grundvoraussetzung um den Bedarfsträger durch den Prozess zu führen.

Gemeinsam mit dem Kunden hat Capgemini einen bewährten Ansatz zur Optimierung und Implementierung der BC-Strategie entwickelt. Unser Ansatz konzentriert sich auf drei wesentliche Vorteile, um den Anteil kontrollierter Ausgaben zu erhöhen, die Nutzung und Einhaltung bestehender Verträge sicherzustellen und die betriebliche Effizienz im Einkauf zu steigern.

Capgemini's Buying Channel Transformation Projektansatz

1. Ist-Analyse
In einem kollaborativen Ansatz mit den Warengruppenteams wird die aktuelle Situation der Ausgaben und des Procure-to-Pay-Prozesses erfasst und mit marktüblicher und führender Marktpraxis verglichen. Um ein optimiertes Benutzererlebnis sowie eine Optimierung der Kosten und der Beschaffungseffizienz zu erreichen, wird die aktuelle Spend Management Methodik und die Ausrichtung der Buying Channel Logik analysiert. Als Ergebnis der As-Is Analyse wird ein umfassendes Bild von Prozessen, Transaktionen, Organisation und Systemen abgeleitet, das als Grundlage für eine Transformations-Roadmap und die Anpassung des Capgemini Procurement Channel Selection Tools dient. Dabei geht es nicht nur darum, die Beschaffungsleistung zu verbessern, die Kosten zu senken und den Automatisierungsgrad zu erhöhen, sondern auch dem Bedarfsträger ein Einkaufserlebnis zu bieten, das einen einfachen und geführten Einkaufsprozess ermöglicht.

2. Entwicklung BC-Strategie
Basierend auf den Ergebnissen der Ist-Analyse werden einzelne Warengruppen-Workshops vorbereitet, um die Ausgaben und Transaktionen der Warengruppen zu analysieren. Mit Hilfe von Best Practices und dem Capgemini Procurement Channel Selection Tool werden Einspar- und Optimierungspotenziale pro Warengruppe definiert und eine zukünftige Buying Channel Zuordnung abgeleitet und validiert. Um eine End-to-End-Lösung zu implementieren, die den Anforderungen von Bedarfsträgern und der Einkaufsabteilung gerecht wird, ist es entscheidend, dass die Organisation, die Prozesse und die Tools die Buying Channel Strategie unterstützen. Auf Basis der Soll-Warengruppe wird ein Kennzahlensystem entwickelt, das den Transformationsprozess sowie die Leistungsverfolgung der Soll-Beschaffungsorganisation unterstützt. Dies ermöglicht eine sofortige Reaktion auf Abweichungen und eine gelebte Feedback-Kultur.

3. Business Case
Branchen- und kundenspezifische Make-or-Buy-Szenarien werden über die entwickelte Buying Channel Strategie von Warengruppen und Kanälen definiert. Mit Blick auf die Beschaffung und die Beeinflussung der organisatorischen Aktivitäten wird der Business Case berechnet, der detaillierte Nutzenpotenziale hinsichtlich Effizienzsteigerung und Usability sowie Komplexitäts- und Kostenreduktion aufzeigt. Nach der Validierung des Business Case und der gemeinsamen Entscheidung für ein Soll-Bild wird eine Implementierungs-Roadmap erstellt und der Roll-out vorbereitet.

4. Implementierung
Die Implementierung erfolgt als abschließende Projektphase, die den Kunden bei der erfolgreichen Umstellung unterstützt. Während dem gesamten Veränderungsprozess ist es entscheidend, die Bedürfnisse der Einkaufsabteilung und der Bedarfsträger zu berücksichtigen. Mit gruppenspezifischen Trainings und einer konsequenten Kommunikation der Entwicklung werden alle Stakeholder in den Prozess eingebunden. Capgemini's Transformations-Implementierungsansatz gewährleistet eine ganzheitliche Umsetzung von der BC-Strategie über die Reduzierung der Tail-End-Ausgaben, die Konsolidierung der Lieferanten bis hin zur warengruppenübergreifenden Ausrichtung. Während der Implementierungsphase wird ein Performance Cockpit entwickelt, mit dem die Organisation die Leistung der neuen Beschaffungsorganisation und die Akzeptanz der Bedarfsträger kontinuierlich überwacht.
Um die Omni-Channel-Einkaufserfahrung weiter zu verbessern, kann die Verwendung von Procurement Chat-Bots entscheidend sein. Die Hauptidee eines Procurement Chat-Bots ist es, einen webbasierten Assistenten zur Verfügung zu stellen, mit dem der Bedarfsträger über Chats interagieren kann. Die meisten Mainstream-Kommunikationsplattformen im Handel und Vertrieb haben bereits eine vergleichbare Lösung implementiert. Das Konzept der Dialogschnittstellen umfasst neben der Sprache auch schriftliche Gespräche. Conversational Interfaces (CUI) sind die am häufigsten verwendeten Bots. Die Möglichkeiten von Chat-Bots sind vielfältig:

  • Interaktion in schriftlicher Form. Chat-Bots verstehen, was Sie sagen und antworten in einer Alltagssprache.
  • Sie können verschiedene Aufgaben im Einkauf erfüllen, z.B. von der Bereitstellung bestimmter Informationen, und selbstständig Entscheidungen treffen, Bedarfsträgeranfragen in den geeignetsten Buying Channel umleiten.
  • Zugriff auf Mini-Anwendungen (z.B. externe Kataloge/Marktplätze), die Zugriff auf umfangreiche Funktionalitäten bieten, ohne dass andere Anwendungen installiert und ausgeführt werden müssen.
  • Chat-Bots können kontextabhängig sein, weil sie sich an Ihre bisherigen Diskussionen erinnern und Daten aus verschiedenen anderen Anwendungen (z.B. Portale, E-Mails, Kontakte, ...) abrufen.

Die Akzeptanz solcher Bots hängt stark von den Sprachkenntnissen (Sprache, Wörterbuch), den Funktionalitäten/Technologien (Storyboards, Selbstlernen, Regeln) und nicht zuletzt von der kulturellen Veränderungsbereitschaft der Zielgruppe im Unternehmen ab.

Dem Ansatz folgend werden die Vorteile für den Bedarfsträger und die Beschaffung ganzheitlich genutzt. Als Grundlage für die Aufteilung der Aktivitäten zwischen strategischem und operativem Einkauf wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter durch den Einsatz von BCs zusätzlichen Nutzen für die gesamte Einkaufsabteilung und Organisation generieren können.

Die Grundlage für einen effektiven und kosteneffizienten Einkaufsprozess wird durch die Definition strategischer Einkaufsfunktionen innerhalb der Spend Management Methodik gelegt und ermöglicht es der operativen Beschaffung, die Kundenbedürfnisse so zeit- und kosteneffizient wie möglich zu bedienen. Durch die Abwicklung von Bedarfsanforderungen über Kataloge und Formulare ermöglichen BCs einen hohen Grad an automatisierten Transaktionen. Darüber hinaus wird für den Bedarfsträger die Benutzerführung mittels einer intuitiven und einfachen Lösung optimiert.

Die Auswahl der richtigen BCs und die Implementierung kundenspezifischer Support-Tools sind entscheidend, um die Beschaffungskosten zu senken und die Leistung zu steigern. Damit bietet das BC-Management einen gemeinsamen Nutzen für das Unternehmen und die Beschaffung. Bei der Implementierung solcher eProcurement-Lösungen ist es wichtig, die Prozesse auf die Art des Einkaufs und die Warengruppenstrategien abzustimmen. Auch wenn die BCs langfristig Wert schaffen und die Effizienz steigern werden, gibt es auch Herausforderungen, die es zu berücksichtigen gilt. Der Bedarf an Ressourcen hängt von den ausgewählten BCs ab. Einige erfordern intensive Schulungen für die Anwender. Grundvoraussetzung für eine erfolgreiche Implementierung eines BC ist damit auch eine klare Kommunikation der neuen Prozesse und Richtlinien an die Stakeholder.

Wenn Sie mehr über dieses Thema erfahren möchten, wenden Sie sich bitte an unsere Experten:


Ansprechpartner:
Kai Hasenklever
kai.hasenklever@capgemini.com

Florentin Braunewell
florentin.braunewell@capgemini.com

Luxmy Parkunantharan
luxmy.parkunantharan@capgemini.com


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