Geschäftsprozessmanagement schafft Transparenz und Effizienz im Finance

Auch im Finance richtet sich der Fokus immer weiter auf die Effizienz bzw. Exzellenz der Arbeitsabläufe hinsichtlich Zeit, Qualität und Kosten. Um dies zu erreichen, aber auch um den typischen Rahmenbedingungen wie einer heterogenen IT Landschaft, steigenden Compliance Anforderungen und der Leistungserbringung in verteilten Umgebungen (Shared Service Organisationen) Rechnung zu tragen, bedarf es eines integrierten Geschäftsprozessmanagements. 

Nur ein integriertes Geschäftsprozessmanagement ermöglicht den Ablauf und die zentrale Steuerung der Prozesse anhand einheitlicher Kennzahlen über Systemgrenzen hinweg. Einheitliche und den spezifischen Anforderungen unterschiedlicher Anwender angemessene Dokumentation ist die Basis für Compliance wie auch für Standardisierung und kontinuierliche Verbesserung.

Abbildung 1: BPM-Plattform Übersicht mit Hebeln für mehr Transparenz

Wie kann BPM die Finance-Funktion unterstützen? 

Geschäftsprozessmanagement (Englisch: Business Process Management (BPM)) [1] unterstützt Unternehmen dabei Prozesse kundenorientiert und effizient zu gestalten und umzusetzen. Hierbei werden fünf Dimensionen betrachtet: Die (1) Prozessarchitektur mit Kern- und Unterstützungsprozessen, die (2) Prozess-Governance, um Prozessverantwortlichkeit in der Aufbauorganisation zu verankern, das (3) Kennzahlen-Reporting, zu betrachtende (4) Risiken und Kontrollen, sowie (5) IT.

Für Finance bedeutet dies konkret, dass moderne BPM Plattformen die Transparenz hinsichtlich Arbeitsabläufen, Compliance und Effizienz erhöhen können (vgl. Abbildung 1).

  1. Durch Integration bestehender Unternehmensanwendungen sowie Kunden- und Lieferantenanwendungen mittels einer BPM-Plattform lassen sich Arbeitsabläufe deutlich vereinfachen, da Mitarbeiter nicht mehr auf verschiedene Systeme zugreifen müssen um einen Geschäftsvorfall zu bearbeiten, sondern eine einheitliche Arbeitsumgebung, das Prozess-Portal, nutzen. In diesem Zusammenhang bestehen in vielen Fällen mehrere Optimierungspotentiale, wie z.B. die Eliminierung von Medienbrüchen und nicht wertschöpfenden Aktivitäten. Des Weiteren ist die Plattform auch Basis für die automatische Kennzahlenermittlung, da alle Prozesse über die BPM Plattform durchgeführt werden. 
  2. Mittels Performance Management werden relevante operative Finance-Kennzahlen definiert. Diese umfassen z.B. für den Accounts Payable Prozess, Rechnungen, die im ersten Durchlauf ohne Rückfragen beim Lieferanten bezahlt werden konnten (sogenannte Dunkelbuchungen). BPM Plattformen ermöglichen diese Definitionen und gleichzeitig die Verknüpfung der Kennzahlen mit Prozessen mittels Messpunkten über ERP Systemgrenzen hinweg. Damit lassen sich operative Finance-Kennzahlen leicht über die BPM-Plattform auswerten und entsprechende Reports generieren.
  3. Prozess-Bibliotheken schaffen für Mitarbeiter einen Zugang zu modellierten Geschäftsprozessen, Arbeitsabläufen und umgesetzten Compliance-Vorgaben. BPM Plattformen erlauben die automatische Publizierung von Prozessen und kontinuierlichen Verbesserungen. Mitarbeiter haben darüber hinaus auch die Möglichkeit sich Rollen-spezifisch Prozesse und Arbeitsabläufe darstellen zu lassen. 

Fazit
BPM schafft eine einheitliche Plattform über Unternehmensanwendungen, Lieferanten- und Kundensysteme. Dies erlaubt einerseits effizientere Arbeitsabläufe und andererseits die Basis zur Umsetzung von Compliance-Vorgaben. Des Weiteren erlauben moderne BPM Plattformen die Definition und Abbildung von Finanz-Kennzahlen, sowie deren regelmäßige Auswertungen. Aus dem Finanzkennzahlen-Reporting lassen sich Handlungsimpulse ableiten, um die Prozesseffizienz kontinuierlich zu verbessern. BPM hilft die Transparenz hinsichtlich Arbeitsabläufen, Compliance und Effizienz zu erhöhen. Der Zugang zu Prozessen und Arbeitsanweisungen wird erleichtert.

Referenzen
[1] Capgemini, “Global Business Process Management Report,” 2012. 

Autoren: Adrian Fabarius und Dr. Gregor Scheithauer

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